一、 会前准备

    1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？通常此条是发会方需要考虑的。

    2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？任何会议都有目的，什么样的目的则是我们进行服务时要明确组织方的意图。

    3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。发会方的议程是我们制作会务服务要参考的必须文件之一。根据议程来确定服务的详细方案。

    4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果会期，嘉宾人数，餐饮要求，住宿要求等。

    5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

    6、根据要讨论的问题限定与会人员。

    7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。

    二、会议期间控制

    1、叙述会议的目的。

    2、核对并记录与会者。

    3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

    4、给每一个人表述自己意见的机会。

    5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

    6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

    7、坚持预定的时间，不要拖延。

    8、在每个项目讨论结束后加以总结。