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1．会前两年半：
(1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。
(2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。
(3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。
(4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。
(5)设计会议logo:印制信封、信纸。
(6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。
(7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。
(8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。
(9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。
(10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
这个阶段通常时间最长，事情最多，因为要筹备的事项很多，所以最好早一点开始进行。
2．会前二年：
(1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。
(2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。
(3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。
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